单位如何打造权威高效公文

打造权威高效公文质量在于“规范、把关、精炼”,建立“三审三校”的审核流程;强化全流程审核。打造权威高效公文质量降低差错率。公文主要包含版头,主体,版记。审阅修改是公文成文使用前的最后最关键一步。公文应检查并修正标点，四字法包括删、补、调、换。公文印发的文号，大标题，印发日期及附件是否完整，印发份数不可错;核对公文文字要咬文嚼字不厌百回改，反复推敲文字。

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、版记（抄送单位、多个抄送单位用顿号隔开,抄送结尾用句号结尾; 印发单位和印发日期,）、页码等组成。

一、审核公文一般步骤

1.审核公文格式规范；2.围绕标题、突出重点；3.修正语句表达；4.调整公文结构的逻辑；5.核对公文政策依据的真实性;如:根据《XX医院产前筛查病例院内转诊管理制度》(XX医字〔2026〕XX号)等。

二、对文稿进行校对

公文应至少检查三遍。对文号,对标题,对格式,对文字,对内容;检查文稿中存在的错别字、标点符号等;检查错字特别是姓名,电话,地址,金额,身份证,单位科室名称等是否正确，对拿不准的字词要请教专业资深专家。检查排版是否严格按公文处理要求进行。重新修改印发的公文必须在公文最顶格加上“此件为准”四个字。

公文的版式按照《党政机关公文格式》( GB / T9704-2012）国家标准执行。公文的标点符号按照《标点符号用法》（GB/T 15834-2011）国家标准执行。

三、凡以单位行政名义印发的公文，由办公室负责统一编号管理。

例如:凡“XX医院红头文件”，文号为“XX医字（类型）〔XXXXX（年份）〕XX（编序）号”，比如： XX医请示〔2026〕X号; XX医字〔2026〕X号 ; XX医通〔2026〕X号; XX医党〔2026〕X号; XX医党办〔2026〕X号 。文字材料在Word软件中排版;表格一般在EXCEL中排版。

（一）公文纸一般采用标准A4型纸(210mm×297mm)；正文标题用二号方正小标宋简体(标题居中);小标题为三号黑体字，正文用三号仿宋- GB2312；每段前空2字，正文名字与人名之间应该空2格。

（二）公文发文结构层次序数为“一”、“（一）”、“1.”、“(1)”、①。

（三）公文有附件的，应在正文之下空1行、左空2字,“附件”2字为三号黑体字，附件内容用3号仿宋- GB2312体设置;并按顺序注明附件名称;多附件内容应将其附件对齐。

（四）发文落款：注明发文部门和成文日期，拟发单位文件的公文，均以“XX市XX单位”落款。拟发单位党委文件的公文，均以“中共XX市XX单位委员会”落款。

（五）发文日期:以最后签发人的日期为准,加盖公章要“骑年盖月”。

（六）发文抄送机关:指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级和不相隶属机关。抄送机关名称标记于印制版记上方。如发多个机关,用其顿号隔开,结尾用加上句号。

（七）发文印制版记:由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。

四、公文格式，字体及页码设置

（一）公文文号是否正确，标题是否正确，看文章总体，从页面设置，全文行距;行距为固定值28磅。版面行数为每面22行,每行排28个字;发文版心尺寸为156 mm×225 mm。

①文件页面设置:在带有XX单位文件纸上第一页设置上边距为8.2厘米; 下边距为3.5厘米，左边距为2.8厘米，右边距为2.6厘米；

②第二页设置上边距为3.7厘米，下边距为3.5厘米，光标放在第一页的最后，设置页面为3.7厘米插入点之后。插入页码，第一页,左页码-1(页面底端普通数字3,页码设置格式为-1;四号宋字体);第二页,右页码(页面底端普通数字1,页码设置格式为-2四号宋字体)。

　（二）发文文号设置：年份应用六角括号〔〕;如:“潮XX医字〔2026〕X号”。主送机关：各科室;发文日期：用汉字数字:如“2026年1月1日”。“发文机关＋事由＋文种”如“关于调整XX市XX医院院级教学督导专家组成员的通知”。

六、文件结束语

文件结尾为请认真贯彻执行。请示文件结尾应为为“以上请示妥否，请予批示”。最后印发的时候记得对文号,对日期,对内容,对发文份数;万无一失再进行复印;公文应印在标有红色“XX市XX医院文件”的A4纸上进行复印;装订前记得再次核对无误再装订。

七、公文打印装订完毕后,由办公室盖章和档案室存档

装订好的公文送办公室核对盖章。全院性的公文，由办公室发放；各职能科室临时性通知，交有关职能科室发放。办公室认真做好登记、及时收集文件签收表和将文件上传OA系统、领导的审批手稿等原稿和正式文件，按规定时间移交档案室存档。（作者：梁湘华）